WBSO-administratie

Home WBSO-administratie

Wanneer uw WBSO-aanvraag positief wordt beoordeeld door RVO, kunt u de afdrachtvermindering toepassen voor uren die u besteed aan projecten uit uw aanvraag. De toegekende subsidie moet u echter wel kunnen verantwoorden. Daarvoor dient u een zogenoemde Speur & Ontwikkelingswerk-administratie bij te houden, ook wel S&O administratie genoemd. Daaruit moet duidelijk blijken welke ontwikkelingsactiviteiten zijn verricht en hoeveel tijd daaraan is besteed. U bent verplicht deze administratie zeven jaar te bewaren.

Uw administratie moet inzage bieden in de aard, inhoud en voortgang van uw WBSO project. Tevens moet blijken hoeveel uren u voor desbetreffend WBSO project heeft besteed. Bij het niet juist administreren van de aard, inhoud en voortgang, bestaat de mogelijkheid dat uw WBSO beschikking negatief wordt gecorrigeerd. Wees verstandig en zorg direct voor een heldere administratie. Zowel voor uzelf, uw medewerker(s) als voor RVO!

SubVice biedt middels deze site enkele handreikingen om uw WBSO administratie gemakkelijk in te richten en te onderhouden.

Downloads

WBSO urentemplate 2022

WBSO urentemplate 2023

WBSO Administratie

Een goede S&O-administratie geeft per project en per betrokken medewerker eenvoudig en duidelijk inzicht in de aard, inhoud, omvang en de voortgang van de uitgevoerde S&O-werkzaamheden. Daarin kan onderscheid gemaakt worden tussen:

Projectadministratie

U mag bij het bijhouden van de projectadministratie zoveel mogelijk aansluiten bij de gebruikelijke gang van zaken binnen uw onderneming. De administratie kan bestaan uit verschillende (digitale) documenten die gedurende het S&O-traject worden opgesteld zoals vergaderstukken, rapportages, tekeningen, correspondentie, foto’s van prototypes,
testresultaten, meetverslagen, berekeningen et cetera.

Vraagt u WBSO aan voor een programmatuurproject? Dan kunt u denken aan versiebeheersystemen (zoals SVN en Github) en issuetracking-systemen (zoals Jira).

Urenadministratie

Uit deze administratie moet duidelijk blijken hoeveel uur elke medewerker per dag heeft besteed aan elk S&O-project. Zorg ervoor dat de S&O-administratie klopt met de feestdagen, verlof- en ziekteregistratie. Via de downloads kunt u een WBSO urenregistratie template downloaden. Zorg ervoor dat elke medewerker een eigen urenregistratie invult. De urenregistratie moet uiterlijk binnen 10 werkdagen zijn geactualiseerd. Kies ervoor om dagelijks, wekelijks of tweewekelijks de administratie aan te vullen.

Kosten derden

Indien externe kosten bij ontwikkeling op basis van werkelijk verwachte kosten zijn aangevraagd, dan zullen hiervan kopie facturen en kopie betaalbewijzen tevens in de projectadministratie gearchiveerd moeten worden. Op de desbetreffende factuur moet duidelijk vermeld staan c.q. af te leiden zijn op welk S&O project de kosten betrekking
hebben.

Bundel de urenadministratie en projectadministratie in één S&O map. Het is van belang dat u per project de documentatie chronologisch archiveert. Daarnaast moet de technische inbreng duidelijk zijn. Gooit u dan ook niet te snel stukken weg. Stukken die u nu niet meer gebruikt, kunnen in een vervolgtraject of bij controle van belang zijn. Besteed overigens ook niet teveel tijd aan de S&O- administratie. Over het algemeen is 10 minuten per week voldoende.

De urenadministratie kunt u periodiek met uw adviseur overleggen.
Wij controleren op inhoud, aannemelijkheid en compleetheid alvorens we de totaaluren communiceren naar RVO voor de jaarlijkse realisatiemeldingen.

Het is niet nodig de urenstaten naar RVO te verzenden. De urenstaten moeten wel bij een controle door RVO ter inzage liggen.
Binnen twee maanden na afloop van het kalenderkwartaal moet een S&O-administratie aanwezig zijn.
Een goede S&O-administratie geeft per project eenvoudig en duidelijk inzicht in de aard, de inhoud, de omvang en de voortgang van de uitgevoerde werkzaamheden.
Neem interne projectnummers over uit het projectenoverzicht uit uw WBSO-aanvraag.

Controle

RVO controleert achteraf of de gegevens uit de toegekende wbso-aanvraag overeenstemmen met de praktijk. Jaarlijks voert het daarvoor steekproefsgewijs bedrijfsbezoeken uit bij ondernemingen en kennisinstellingen. Tijdens een bedrijfsbezoek gaat RVO aan de hand van de S&O-administratie na of de ontwikkelingsactiviteiten die in de aanvraag zijn omschreven ook daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Daarnaast wil RVO inzicht verkrijgen in de voortgang van lopende projecten.

WBSO-administratie

Downloads

Projectadministratie

Urenadministratie

Kosten derden

Controle

ALGEMEEN

SUBSIDIES

DIVERSEN

CONTACT